По умолчанию автоархивация включена и выполняется автоматически через заданные промежутки времени. При ее выполнении старые элементы и элементы с истекшим сроком действия удаляются из папок. Старыми называются элементы, достигшие заданного возраста архивации. В их число могут, например, входить полученные сообщения с поручениями по проектам. Элементы с истекшим сроком действия -- это сообщения и встречи, содержание которых устаревает после определенной даты, например, собрания, состоявшиеся несколько месяцев назад, которые до сих пор отображаются в календаре. Хотя срок действия не является обязательным, он может быть определен при создании элемента или позднее. Элемент с истекшим сроком действия недоступен и его название отображается зачеркнутым.
Правила -- одно или несколько действий, автоматически выполняемых над почтовыми сообщениями и приглашениями на собрание, которые отвечают определенным условиям, с возможными исключениями из этих условий. Правила также называют фильтрами. Они служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку Входящие, или к отправляемым сообщениям. Например, можно задать следующие правила, действующие автоматически.
§ Пересылка начальнику всех сообщений от Романа Блинова, поступающих в вашу папку Входящие.
§ Назначение категории «Продажи» всем отправляемым сообщениям, в поле Тема которых имеется слово «продажи».
§ Отметка всех приглашений на собрание и обновлений сведений о собрании, поступающих от начальника.
Все правила распадаются на две основные категории: уведомления и организации. Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи. Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в определенную папку или помечающее их к исполнению к определенной дате.
Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке Входящие, и к сообщениям в других папках.
В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности. Если сообщение подпадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.
4.2 Приглашения на собрания, поручения и документы
Приглашения на собрания, поручения и документы рассматриваются как обычные сообщения. Например, при создании правила, по которому элементы, содержащие в поле Тема слово «собрание», перемещаются в определенное место, все поручения и приглашения на собрания, соответствующие этому критерию, тоже перемещаются. Однако при создании правил следует иметь в виду ряд ограничений, связанных с этими типами элементов.
§ Если место назначения перемещаемого элемента не является папкой почты, то предполагаемое действие может оказаться невыполненным. Например, если сообщение перемещается в папку Календарь, новая встреча не создается.
§ Если ответ на приглашение или на поручение согласно правилу перемещается в папку Удаленные, в исходном элементе маршрут не обновляется.
§ Если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку Удаленные, собрание не будет включено в календарь.
§ Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрания.
5. MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 -- ЗАЯВЛЕНИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
В программу Microsoft Office Outlook 2003, как и во все остальные продукты Microsoft Office System, заложены возможности быстрого сбора, отображения и совместного использования данных. Корпорация Майкрософт стремится облегчить защиту конфиденциальных данных и обеспечить полный контроль за их использованием и распространением.
Настоящее заявление о конфиденциальности относится к программе Microsoft Office Outlook 2003 и не распространяется на другие интерактивные и автономные веб-узлы, продукты и службы корпорации Майкрософт.
За исключением случаев, перечисленных в данном заявлении, личные сведения, сохраненные пользователем в программе Microsoft Office Outlook 2003, не отправляются в корпорацию Майкрософт, а те сведения, которые отправляются в корпорацию Майкрософт, не будут опубликованы за пределами корпорации Майкрософт, подчиненных ей филиалов и аффилированных лиц без разрешения пользователя.
В программе Microsoft Office Outlook 2003 имеется несколько средств, предоставляющих доступ в Интернет, с помощью которых можно получить дополнительные сведения или организовать совместный доступ к данным для членов рабочей группы. Эти средства доступны при наличии активного подключения к Интернету, их описания представлены далее в этом документе.
Личные сведения, которые корпорация Майкрософт собирает с целью предоставления пользователям этих средств, могут храниться и обрабатываться на территории США или любой другой страны, где расположены офисы корпорации Майкрософт или ее аффилированных лиц, филиалов или представителей. Использование этой программы означает согласие с любой такой передачей данных за пределы страны пребывания пользователя. Сбор, использование и хранение данных из стран Европейского союза осуществляется корпорацией Майкрософт в соответствии с соглашением об избежание юридических исков, заключенным Министерством торговли США.
При необходимости корпорация Майкрософт заключает с другими компаниями соглашения об оказании ограниченных услуг от своего имени, таких как обработка и доставка почтовой корреспонденции или техническая поддержка заказчиков. Корпорация Майкрософт будет предоставлять таким компаниям только те личные сведения, которые необходимы им для оказания соответствующих услуг. Эти компании берут на себя обязательства сохранять конфиденциальность полученных данных, им запрещено использовать эти сведения в каких-либо иных целях.
Корпорация Майкрософт вправе осуществить доступ или раскрыть личные сведения, если такое действие требуется по закону или основано на добросовестным убеждении в его необходимости в следующих случаях: а) выполнение требований законодательства или судебных решений в отношении корпорации Майкрософт или данного веб-узла; б) защита прав или собственности корпорации Майкрософт и семейства ее веб-узлов; в) при чрезвычайных обстоятельствах для защиты общественного порядка и личной безопасности сотрудников корпорации Майкрософт, пользователей продуктов, служб или веб-узлов корпорации Майкрософт.
При каждом обращении программы Microsoft Office Outlook 2003 к серверу корпорации Майкрософт вместе с запросом передается IP-адрес пользователя. Кроме того, в запрос могут быть включены сведения о выбранных пользователем языке и стране. Эти сведения собираются для оказания запрашиваемых услуг.
После установки любого продукта Microsoft Office System все последующие интернет-запросы с этого компьютера будут содержать заголовок с данными об имени и номере версии используемого программного обеспечения Microsoft Office System. Эти сведения используются на веб-узлах для предоставления запрашиваемых данных в формате, совместимом с установленной версией Microsoft Office System. Заголовок запроса не содержит данных, раскрывающих личность пользователя.
В некоторых компонентах Microsoft Office Outlook 2003 используются объекты «cookie». Эти компоненты подробно описаны далее в этом документе.
Объект «cookie» -- это маленький текстовый файл, который создается на жестком диске веб-сервером. Корпорация Майкрософт не использует объекты «cookie» для запуска программ на компьютере пользователя. Объекты «cookie» однозначно определяют каждый компьютер и доступны для чтения только веб-серверу в том домене, откуда был выдан данный объект «cookie».
Одной из основных задач объектов «cookie» является экономия времени пользователя. Например, объект «cookie», выданный программой Microsoft Office Outlook 2003, позволяет программе Office Outlook 2003 «запомнить» список веб-узлов Microsoft Windows SharePoint Services, которые посещались в последнее время. Тем самым упрощается процесс повторного поиска веб-узла и доставки требуемого содержимого.
Каждый раз, когда программа Microsoft Office Outlook 2003 обращается к серверу корпорации Майкрософт, она может сохранить объекты «cookie» или обратиться к ранее сохраненным объектам. Эти объекты «cookie» содержат флаг, указывающий, имеются ли на данном компьютере установленные продукты Microsoft Office System, а также язык и местоположение, которые были выбраны пользователем в параметрах Интернета и могут отличаться от языка и местоположения, выбранных для приложений. Кроме того, объекты «cookie» упрощают сбор сведений о том, какие страницы заказчики корпорации Майкрософт посетили с помощью Microsoft Office Online. Эти сведения о посещавшихся веб-узлах обозначаются только одним уникальным числовым идентификатором и никогда не связываются с личными сведениями, если пользователь не даст на то своего согласия, как описано в настоящем заявлении о конфиденциальности.
Объекты «cookie» можно принять или отклонить путем изменения параметров Интернета в обозревателе Microsoft Internet Explorer. В меню Сервис выберите команду Свойства обозревателя, а затем -- вкладку Конфиденциальность. В программах Microsoft Office будут использоваться параметры конфиденциальности, выбранные в обозревателе Internet Explorer, и загрузка объектов «cookie» будет отключена, если был выбран соответствующий параметр. Ряд описанных далее компонентов, в которых используются объекты «cookie», не будут работать, если выбран данный параметр. Объекты «cookie», ранее записанные на жесткий диск, будут по-прежнему доступны в программах Office, если в обозревателе Internet Explorer не были удалены ранее сохраненные объекты «cookie» (с помощью команды Свойства обозревателя).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
