Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.

Целью данной дипломной работы являлось создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.

Проведенные нами исследования и работы по созданию модели электронного документооборота с эффективным движением документов, позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

1) Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

2) Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов и ин-формации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления истории работы с документами;

- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

3) Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

4) Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации. С помощью данных критериев была выделена АС «ЕВФРАТ-Документооборот», которая соответствует всем потребностям в области делопроизводства, удобства формирования единого делопроизводственного пространства и которая стала базой для внедрения электронного документооборота в разработанной нами модели документооборота.

5) В результате исследования создана модель электронного документооборота ЗАО «Bona Fide».

6) Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота, которая включает в себя следующие стадии:

1. Так называемый, аналитический. На этом этапе производиться анализ настоящей системы документооборота на предприятиями, формируется рабочая группа, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

2. Проектно-технологический: выбор и приобретение программных средств для ядра системы, проектирование архитектуры системы и разработка программы.

3. Собственно этап внедрения системы, который включает в себя под этапы: проведение опытной эксплуатации, доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации, проведение приемочных испытаний.

При создании модели электронного документооборота нами были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.

Литература

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1994. - 191 с.

2. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2002.-- №2. - С. 46--48.

3. Баласанян, В.Э.Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М.,- 2003. - С.22--25.

4. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. - 2002. - 78 с.

5. Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2001. - №2. - С. 41--43.

6. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2004--49 с.

7. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2003. - №2. - С. 15-17.

8. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2002. - №2. - С.27-33.

9. Витин, Ю.Г. От документооборота классического - к электронному! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 4. - С. 50-55.

10. Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, - 2000. - С. 3-10.

11. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. - 2006. - №10 - С. 17-22.

12. Гельман-Виноградов, К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) / К.Б. Гельман-Виноградов // - Междунар. форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 8-16 (1992 а).

13. Гельман-Виноградов, К.Б. Пространственная одиссея документов как глобальное явление / К.Б. Гельман-Виноградов // Отечественные архивы. - 1992. - № 6. - С. 24-30 (1992 б).

14. Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» - М., - 2005. - С. 84-87 (2005 а).

15. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 16-24 (2005 б).

16. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. - 2006. - № 9 - С. 45-75.

17. Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани - СПб: «Питер», 2002. - 289 с.

18. Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. - К.: «Диа-Софт», 1999. - 38 с.

19. Доронина, Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2002. - №2. - С. 39-43.

20. Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. - В., 2002. - 148 с.

21. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. - 2006. - №8. - С.20.

22. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: Инфа-М, 2001. - 356 с.

23. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2005. - №10. - С. 32-35.

24. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М., - 2003. - С. 18- 23.

25. Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // -М.: «Научная книга», 2002. - 110 с.

26. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 5-9.

27. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №12. - С.30-38.

28. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. - 2002. - 272 с.

29. Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - № 11(63). - С. 51-56 (2005 а).

30. Максимович, Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - № 2(54). - С. 23-27 (2005 б).

31. Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - №1 (53) - С. 34 (2005 в).

32. Митяев, К.Г. Документы и их назначение / К.Г. Митяев // - Вопросы архивоведения. - 1960. - № 5. - С. 88-102.

33. Митяев, К.Г. Классификация документов в делопроизводстве советских учреждений / К.Г. Митяев // Вестник архивиста. - 1961. - № 1. - С. 59-61.

34. Митяев, К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве / К.Г. Митяев // Вестник архивоведения. - 1963. - № 4. - С. 81-83.

35. Московая, П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. - 2004. - №2. - С.36-41.

36. Печникова, Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова // Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей «Тандем»: «Экмос». - 1998. - 208 с.

37. Плешкевич, Е.А. Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов / Е.А. Плешкевич // - Научные и технические разработки. - 2005. - № 6. - С. 65-70 (2005 а).

38. Плешкевич, Е.А. Новый подход к определению понятия «документ» в книговедческих дисциплинах / Е.А. Плешкевич // НТИ. - Сер. 1. - 2005. - № 3. - С. 4-7 (2005 б).

39. Плешкевич, Е.А. Формирование документной парадигмы / Е.А. Плешкевич // НТИ. - Сер. 1. - 2005. - № 10. - С. 19-22 (2005 в).

40. Привалов, В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов// Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. / В.Ф. Привалов// Доклады и сообщения на шестой Международной научно-практической конференции 24-25 ноября 1999г. - М., - 2000. - С.120-124.

41. Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина//. - М.: «Издательство Мастерство», 2002. - 220 с.

42. Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. - 2004. - №5. - С.6.

43. Сборец, М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - №9. - С. 48-56.

44. Стенюков, М.Ю. Составление документов на компьютере / М.Ю. Стенюков // Учеб.-метод. пособие / М.: «Экмос». - 238 с.

45. Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// - Секретарское дело. - 2006. - № 7 - С. 30-35.

46. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. - 2003. - №3. - С.29-33.

47. Тихонов, В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отеч. Архивы. - 1999. - №2. - С.17-26.

48. Ткачев, А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики / А.В. Ткачев // - М.: ООО «Городец-издат», 2000. - С.62.

49. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// - Делопроизводство. - 2006. - № 3 - С. 64-65.

50. Backland, M. About a basis of the theory of management of the documentation/ M. Backland. - The American Archivist, 1994. - vol.57. - 346-351 p.

51. Duranti, L. The Protection of the Integrity of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project / L. Duranti, H. Macneil. - Budapest, 1997. - 177 р.

52. Duranti, L. The impact of digital technology an archival science / L. Duranti - Archival Science. - 2001. - №1. - pp. 39-55.

53. Rothenberg, J. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation. A Report to the Councilon Library and Information Resources / J. Rothenberg - Washington, DC, 1999.

54. Thibodeau, K. Preservation and migration of electronic records: the state of issue / K. Thibodeau - The American Archivist, 1995. - vol.67. - 123-225 p.

55. http://www.abbyy.ru

56. http://www.boss-referent.ru

57. http://www.businessdoc.ru

58. http://www.documentum.ru

59. http://www.docflow.ru

60. http://www.eos.ru

61. http://www.evfrat.ru

62. http://www.idoc.ru

63. http://www.inttrust.ru

64. http://www.landocs.ru

65. http://www.letograf.ru

66. http://www.miidad.ru

67. http://www.optima-worflow.ru

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15