Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

- классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей. Например, при расчете заработной платы каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т.п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки;

- сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

- вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые надданными, дают возможность получать новые данные;

- укрупнение или агрегирование, производимое для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной Деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы Данных.

Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководителей и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Существует ряд недостатков, из-за которых невозможно использовать полученные данные. К ним относятся недостоверность данных, низкая производительность при нестандартных запросах, невозможность преобразовать разнородные данные в единую информацию.

Для разных уровней управления организацией требуются определенные базы данных (табл. 2.1.)

Таблица 2.1. Характеристики данных по уровням управления

Данная технология предполагает создавать специальные, отдельные от существующих баз хранилища данных - предметно-ориентированные, интегрированные, некорректируемые, зависящие от времени коллекции данных, предназначенные для поддержки принятия решения.

2.2 Информационные технологии автоматизированного офиса

По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются практически всеми служащими организаций на различных уровнях управления. Особенно они привлекательны для группового решения проблем, т.к. они позволяют повысить производительность труда секретарей и других офисных работников, дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем, улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности - ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Теоретически определяются три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная.

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Начало процесса - генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие, интерпретация и связанные с этим действия. Информация теряет смысл, если нет цикла интерпретации. Эти два процесса (генерирование и интерпретация) вызывают изменение и переработку информации. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий. Генерирование и интерпретация содержат творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую функцию, выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных, изображений в статике и динамике. Следовательно, человек может максимально использовать все свои способы восприятия (слух, осязание, зрение), ощущая тактильные и механические воздействия (когда идет работа в виртуальном киберпространстве).

Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилога, т.е. широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами.

Интертекст - взаимодействие между текстами - приводит к возникновению новых идей и образов, поскольку сопоставление усиливает информационную выразительность текста и обнажает противоречия. Компьютер как компонент информационных сетей становится важнейшей составной частью глобального полилога, нового динамизированного способа объединения множественных разнородных потоков информации.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение, профессионального стиля работы. Постановка проблемы в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяют резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения в процессе взаимодействия с компьютером.

Сам компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще один результат построения электронного офиса: возникает невозможный ранее эффект группового взаимодействия, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.

Развитие информационной технологии и ее аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки больших потоков информации из множества различных источников.

Информационные потоки (речь, изображение, текст, данные)! должны интегрироваться на автоматизированном рабочем месте в офисе. Рассмотрим указанные виды информационных сообщений каналы передачи (связи), по которым они поступают.

Речевые сообщения. Такие сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне через телефонную сеть. Телефон как важнейшее средство вер бальной коммуникации совершенствуется. Его функции значительно развились с момента начала эксплуатации в 1878 г.

В настоящее время телефонная система связи выполняет двоякую роль в офисе: она обеспечивает речевое общение и осуществляв' коммутацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами

Функции современного телефона чрезвычайно разнообразны( Телефон выступает в роли: автоответчика; определителя номер звонящего абонента (в том числе и сообщения о номере голосом) средства автодозвона по занятому номеру в городских и междугородных сетях; блока защиты номера телефона от его определения внешних абонентом; устройства универсальной защиты от звонков нежелательных абонентов. В современный телефон встроены блоки памяти и управления, позволяющие развить функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, охранной сигнализации и др.

Телефонная связь коллективная, поэтому она сравнительно дешева, однако временами бывает недоступна из-за занятости линий связи и абонента другими абонентами. Новые возможности телефонной связи для преодоления этого неудобства и развития телефонного сервиса обеспечивает система радио-пейджинг.

Возможности пейджеров по мере развития этой технологии связи возрастают. Они:

- обеспечивают конфиденциальность передаваемых сообщений;

Страницы: 1, 2, 3, 4