Для такой БД можно составить сводную таблицу стипендий или среднего балла по каждому предмету и по всем экзаменам для каждой группы отдельно. Последовательность действий при создании сводной таблицы должна быть следующей:
Ш Выполнить команды Данные --Сводная таблица .
Ш В первом диалоговом окне « Мастер сводных таблиц - шаг 1 из 4 » установить переключатель в положение, определяющее, где находятся данные для сводной таблицы: в нашем случае следует щелкнуть на первом положении переключателя « В списке или базе данных Microsoft Excel ».
Ш Нажать кнопку Далее, в результате чего появится второе диалоговое окно «Мастер сводных таблиц- шаг 2 из 4».
Ш В поле «Диапазон» указать, в каком диапазоне находятся исходные данные для сводной таблицы ( в нашем случае это $A$1:$K$16 ) и нажать кнопку Далее.
Ш В третьем диалоговом окне «Мастер сводных таблиц - шаг 3 из 4» необходимо указать структуру сводной таблицы, т.е. определить, данные какого поля должны использоваться в качестве заголовков строк и каких - в качестве заголовков столбцов, для чего перетащить их названия , представленные в окне в виде кнопок, в соответствующие области «Строка» ( в нашем случае -«Группа» ) и «Столбец» (в нашем случае - ничего ).
Ш В этом же диалоговом окне в область «Данные» перетащить название поля (или полей ), данные которого подлежат обработке ( в нашем случае - «Стипендия» или «Средний балл» или названия всех предметов для определения среднего балла по каждому экзамену).
Ш Задать правило, по которому должна осуществляться обработка, щелкнув дважды по кнопке, перемещенной в область «Данные» , и выбрав в появившемся диалоговом окне «Вычисление поля сводной таблицы» нужную операцию ( для примера о стипендии - «Сумма», в других примерах - «Среднее» ), в результате чего в поле «Имя» появятся названия операции и поля, по которому она будет выполняться.
Ш В диалоговом окне « Мастер сводных таблиц - шаг 4 из 4 » нужно задать некоторые параметры, определяющие вид сводной таблицы:
§ в поле окна «Поместить таблицу в» указать адрес левой верхней ячейки таблицы на текущем листе или оставить поле пустым , чтобы таблица разместилась в начале нового рабочего листа;
§ указать название сводной таблицы в поле «Название таблицы»;
§ установить флажки «Общие итоги по столбцам» и «Общие итоги по строкам», если нужно ;
§ для создания дополнительной копии данных установить флажок «Сохранить данные с макетом таблицы»;
§ установить флажок «Автоматически форматировать таблицу» для использования средств автоформата Excel.
Ш Для вывода сводной таблицы на экран после этого щелкнуть на кнопке Готово.
Для детализации данных сводной таблицы необходимо дважды щелкнуть на названии поля и в открывшемся диалоговом окне «Показать детали» указать , по какому полю необходимо выполнить детализацию.
Сумма по полю Стипендия
Группа
Фамилия
Всего
219
15
221
Абдельгадир
0
Вовченко
12
Грант
221 Всего
27
223
Горец
Иванов
Клочко
223 Всего
24
235
241
Общий итог
105
В приведенной сводной таблице выполнена детализация по полю «Группа 221» и по полю «Группа 223», по остальным группам детализация не задавалась.
Следующая сводная таблица дает возможность проанализировать результаты экзаменов по каждому предмету и сравнить успехи групп , детализация здесь не выполнялась, но при необходимости это может быть сделано.
В Excel 2000 Мастер сводных таблиц предлагает выполнение тех же действий по созданию сводных таблиц , но только с помощью трех диалоговых окон. Создание структуры и задание параметров сводной таблицы выполняется после нажатия кнопок Макет и Параметры в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц - шаг 3 из 3».
Excel предоставляет возможность подвести промежуточные и окончательные итоги по полям БД, вставив необходимые строки для подсчитанных сумм . Кроме того, Excel может отображать БД в режиме структуры, что позволяет выводить на экран только промежуточные итоги.
Добавление итогов осуществляется после предварительной сортировки БД по нужному полю (например, по номеру группы) следующей последовательностью действий:
Данные
Среднее по полю Высш.матем.
4
Среднее по полю Информ.
3,666666667
Среднее по полю История Украины
3,333333333
Среднее по полю Физика
4,666666667
4,333333333
Ш Выбрать Данные -- Итоги, в результате чего БД будет автоматически выделена и на экране появится диалоговое окно « Промежуточные итоги ».
Ш В строке «При каждом изменении в » указать поле, при изменении значения которого следует подводить промежуточный итог, для чего щелкнуть на стрелке справа и выбрать нужное название поля ( например, «Группа» для нашей БД).
Ш В строке «Операция» , щелкнув на стрелке справа , выбрать в появившемся перечне возможных операций необходимую ( например, «Среднее» ).
Ш Для выполнения той же операции с данными в других полях необходимо отметить их названия, щелкнув в списке строки «Добавить итоги по»(например, названия всех предметов и поля Ср.балл ).
Ш Убедиться, что параметр «Заменить текущие итоги» установлен и щелкнуть на кнопке ОК.
Excel выполнит указанную операцию и добавит промежуточные итоги в тех столбцах с данными, на основании которых подсчитывались результаты. В конец БД будет добавлена строка с общим итогом по всей БД (см. Рис.1.1).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6