|
|
контрольная работа
по дисциплине« Бухгалтерское дело »
____________________________________________________________
на тему « Организация работы с документами на предприятии, документооборот »
Специальность Бух.учёт, анализ и аудит
Группа
Сд02 Б21
Студент
Преподаватель
2006 год
Содержание
Введение
1. Организация работы с документами на предприятии
Общие требования
Организационные формы работы с документами
Типовые организационные структуры службы делопроизводства
Задачи и функции службы делопроизводства
Должностной и численный состав службы делопроизводства
Нормативная регламентация службы делопроизводства
Условия труда
2. Организация документооборота
Понятие «документооборот», нормативно-методическое регламентация
Основные правила организации документооборота в учреждении
Делопроизводство на практике
3. Список литературы
4. Приложение
Введение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).
В первой главе данной контрольной работы рассматривается организация работы с документами на предприятии, задачи и функции службы делопроизводства, нормативная регламентация службы делопроизводства, условия труда.
Во второй главе освещены проблемы совершенствования документооборота, понятие «документооборот»,основные правила организации документооборота в учреждении, приём, обработка и распределение поступающих документов, правила обработки исходящих документов.
В третьей главе приведён пример делопроизводства в структурном подразделении производства печатных плат ФГУП «Северный Рейд».
1 ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОЗВОДСТВА
1.1 Общие требования.
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.
Среди организационных проблем обычно выделяют:
· выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
· разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
· определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
· регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
· выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;
· рациональная организация рабочих мест и условий труда;
· повышение квалификации сотрудников службы.
1.2 Организационные формы работы с документами.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.