Рефераты. Организационные документы
Организационные документы
Содержание
1. Реквизит 28.
Отметка об исполнителе. Правила составления
2. Организационные
документы. Требования к составлению и оформлению
3. Практическое
задание
Список
использованной литературы
1.
Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления
Обработка документов в аппарате управления включает документирование
информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию
работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их
регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется
делопроизводством.
В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации
(документирование) и организация работ с документами. Под документированием
понимается создание текстовых документов в сфере управления.
Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих
движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. Необходимость
документирования управленческих процедур, установленная действующим
законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм
финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической,
организационно-распорядительной и других систем документации.
Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная
документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной
деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.
Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы:
- организационные документы – устав, структура и штатная численность
аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового
распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации,
предприятия, должностная инструкция работнику;
- распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание,
инструкция;
- информационно-справочные документы – протокол, акт, письмо, докладная и
объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.
Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности
и организации работы с соответствующими документами называются административным
делопроизводством.
Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для
организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.
Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами,
содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4
(210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе
углового или продольного расположения реквизитов.
Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит
“Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и
трафаретную часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на
общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую
впечатываются реквизиты “Наименование вида документа” и “Место составления или
издания”.
Стандарты на формуляры – образцы устанавливают форматы и размеры полей
документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и
правила их расположения.
Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными
положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на
бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ
6.38-90 УСД Система организационно-распорядительной документации. Требования к
составлению и оформлению документов.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов
документа называется его формуляром. Формуляр – образец является основой для
конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь,
отводимая формуляром – образцом для расположения каждого реквизита,
соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно
ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32
реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов.
Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения
документа.
В перечень реквизитов ОРД входят следующие: [2, c. 34]
1 Государственный герб.
2 Эмблема организации, учреждения, предприятия.
3 Изображение наград.
4 Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному
классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5 Код формы документа по Общегосударственному классификатору
управленческой документации (ОКУД).
6 Наименование министерства или ведомства.
7 Наименование учреждения, организации, предприятия.
8 Наименование структурного подразделения.
9 Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа,
номер телефона, номер счета в банке.
10 Название вида документа.
11 Дата.
12 Индекс.
13 Ссылка на индекс и дату входящего документа.
14 Место составления или издания.
15 Гриф ограничения доступа к документу.
16 Адресат.
17 Гриф утверждения.
18 Резолюция.
19 Заголовок к тексту.
20 Отметка о контроле.
21 Текст.
22 Отметка о наличии приложения.
23 Подпись.
24 Гриф согласования.
25 Визы.
26 Печать.
27 Отметка о заверении копий.
28 Фамилия исполнителя и номер телефона.
29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
30 Отметка о переносе данных на машинный носитель.
31 Отметка о поступлении.
32 Предупредительный знак.
Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего
листа в левом нижнем углу документа. Отметка об исполнителе документа позволяет
получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы
или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков
препинания и обязательно указывают на исходящих документах.
Пример:
Иванова 222 21 23
Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла
(полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые располагаются ниже
данной отметки.
При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом
Times New Roman обычный, размер 9 пунктов. [1, c. 11]
2.
Организационные документы. Требования к составлению и оформлению
Организационные документы реализуют нормы
административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности
учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят
обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением
грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением,
приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до
утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения
разрабатываются новые организационные документы.
Устав – правовой акт, определяющий порядок
образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в
соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: [8, c. 94]
•
наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
•
местонахождение (почтовый адрес);
•
предмет и цель деятельности;
•
порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения
акций и т.д.);
•
порядок распределения прибыли;
•
порядок образования учреждения (организации, предприятия);
•
порядок управления и прекращения деятельности;
•
органы управления (внутренняя организационная структура).
В
зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены
другие сведения:
• для
банков – перечень проводимых банком операций и его функции;
• для
акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их
приобретения, размеры долей каждого участника и др.
Текст
устава может содержать следующие разделы:
•
Общие положения.
•
Акционерный капитал (уставной фонд).
•
Порядок деятельности.
•
Управление.
•
Учет и отчетность, распределение прибыли.
•
Прочие накопления.
•
Прекращение деятельности.
Устав
оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:
•
наименование организации – автора документа (с указанием министерства,
ведомства вышестоящей организации);
•
наименование вида документа – УСТАВ;
•
дата;
•
регистрационный номер, место издания (город);
•
гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
•
текст;
•
подпись.
Положения – правовые акты,
определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности,
организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).
Положения
могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для
однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных.
Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения
о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах
(совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения и его формуляр
унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с
указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид
документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место
издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы
согласования.
Текст
положения включает следующие разделы:
•
Общие положения;
•
Цели и задачи;
•
Функции;
•
Права и обязанности;
•
Руководство;
•
Взаимоотношения с другими подразделениями.
Положения
подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя),
визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение
вступает в силу с момента утверждения.
Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий
организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны
деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных
подразделений), должностных лиц.
Инструкции
издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных
документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских,
отчетных и др.).
Инструкция
оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты:
наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания;
заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или
виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются
арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками.
Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее
разработало, а утверждается руководителем организации или специальным
распорядительным документом.
Инструкции бывают , например, должностные; по
безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и
обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности,
предусмотренные штатным расписанием.
Текст
должностной инструкции состоит из следующих разделов:
•
Общие положения;
•
Должностные обязанности;
•
Права;
•
Ответственность;
•
Взаимоотношения.
Штатное расписан ие – документ, закрепляющий должностной и численный состав
предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания
унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием
реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место
издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст
оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о
количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде
заработной платы.
Штатное
расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела
кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации,
подпись которого заверяется печатью.
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет
наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных
единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке
предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида
документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись,
печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела
кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации.
Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе
утверждения заверяется печатью.
Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства
организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы
коллегиального или совещательного органа определяет:
•
статус коллегиального или совещательного органа;
•
порядок планирования работы;
•
порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
•
внесение материалов на рассмотрение;
•
порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
•
ведение протокола заседания;
•
оформление решений коллегиального или совещательного органа;
•
порядок доведения решений до исполнителей;
•
материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент
оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:
•
наименование учреждения (организации);
• вид
документа;
•
заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);
• вид
документа;
•
дата;
•
место составления;
•
гриф утверждения;
•
текст, подпись.
Регламенты
обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и
согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации
или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.
3.
Практическое задание
1.
Исходящее деловое письмо:
ООО « СТАРТ» Директору
115218, г. Минск Выставочного
Центра
ул. Новая, 28 «Экспо-Бизнес»
тел.__________________ г-ну
Страхову Ю.В. факс_________________ 110020,
г. Минск
р/счет________________ ул.
Вострякова, 118
15.09.08г. № 25/08-15
На № ______ от ________
Об участии в выставке
Уважаемый Виктор Сергеевич!
Ознакомившись с рекламой и программой работы
Вашего Выставочного Центра, опубликованными в №5 «Экономической газеты» от
10.09.08г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.
Просим включить наше предприятие в число
участников выставки.
Приложение: на 3л. в 2 экз.
Директор предприятия Подпись
О.Н.Некрасов
Петров 181 07 09