Microsoft Access предоставляет дополнительные средства разработки приложений, которые могут работать не только с собственными форматами данных, но и с форматами других наиболее распространенных СУБД. Возможно, наиболее сильной стороной Access является его способность обрабатывать данные электронных таблиц, текстовых файлов, файлов dBASE, Paradox,
Btrieve, FoxPro и любой другой базы данных SQL, поддерживающей стандарт
ODBE. Это означает, что можно использовать Access для создания такого приложения Windows, которое может обрабатывать данные, поступающие с сетевого сервера SQL или базы данных SQL на главной ЭВМ.

Все выше сказанное позволило остановить выбор на СУБД Access для постановки и решения задачи автоматизации процесса ведения документации и отчетности в учебном заведении.

Таблицы.

Работа в Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Далее определяются реляционные связи между таблицами. Так как данная тема не входит в дипломную работу, то опустим процесс их создания. Конечным результатом данного этапа является таблица реляционных связей, приведенная на рисунке 10.

Рис. 10

Формы

Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access
- используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования (рис.11). Выбор команды
Форма в меню Вставка выводит на экран окно Новая Форма, позволяющее задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы «вручную», создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм (FormWizard). Кроме того, можно создать специальные формы, в том числе с листами данных (Autoform:
Datasheet), диаграммами (Chart Wizard) и сводными таблицами (PivotTable
Wizard) в формате Excel.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

В большинстве случаев для создания элемента управления достаточно перетащить его на форму из панели инструментов. Каждый элемент помещается в определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела (Заголовок формы,
Область данных и др.) элемент управления будет появляться однажды, отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.

Для создания формы с помощью Мастера форм (FormWizard) предполагается следующая последовательность действий:

Выберите Формы / Создать. На экране появится окно диалога «Новая форма», в котором необходимо выбрать метод построения формы и исходный объект для построения формы. В качестве такого объекта могут быть выбраны таблица или запрос (рис.13).

Рис.13

Допустим в качестве исходной таблицы мы выбрали Оборудование, в качестве метода создания форм - Мастер форм. После нажатия кнопки Ok, переходим к следующему диалоговому окну (рис. 14).

Рис. 14

Укажите поля, которые необходимо поместить на форму. Кнопки расположенные в нижней части экрана позволяют возвратиться назад на один шаг или продолжить процесс формирования формы далее.

На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления. Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей (рис. 15).

На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы на свое собственное и на этом завершить процесс создания формы нажав кнопку Готово.

Если по каким-либо причинам форма вас не удовлетворяет, нажмите кнопку Конструктор, и вы перейдете в режим конструктора форм, в котором получите в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы.
Отчеты

Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается на этапе проектирования офисного приложения. Новый отчет создается командой Отчет меню Вставка (рис.16). Во многом формирование отчетов совпадает с процессом создания экранных форм.

Рис. 16

Пусть, например, мы создаем отчет с помощью Мастера для распечатки списка всех учеников класса. В качестве исходных данных выберем запрос
Класс_ФИО, который содержит поля Класс и Фамилия.

На следующем шаге Мастер отчетов предлагает осуществить группировку данных. Так Класс будет печататься только один раз в заголовке листа, а фамилии учеников - в виде списка в одну колонку (рис 17).

Рис. 17

После чего Мастер отчетов предлагает ввести сортировку. Допускается сортировка записей в возрастающем или убывающем порядке, включающая до четырех полей (рис 18).

Рис. 18
На следующих шагах предлагаются выбрать макет отображения отчета и ориентацию листа бумаги, а также определить стиль заголовка и подножий.

Рис. 19

Шагнув далее, вы увидите на экране окно диалога с клетчатым флагом, который указывает на то, вы подошли к финишу.

Задайте наименование отчета и нажмите кнопку Готово (рис. 20).

Рис. 20

Модифицируется отчет следующим образом: необходимо выбрать его имя на вкладке Отчеты и щелкнуть на кнопке Конструктор. Выбор команды Просмотр в том же окне позволяет увидеть, как будет выглядеть распечатанный отчет.

Многообразие возможностей формирования различных типов форм и отчетов в Access, многогранная работа с элементами управления неоправданно увеличат объем дипломной работы при общих стандартных подходах при формировании форм и отчетов и поэтому не рассматриваются.

Вопросы объекно ориентированного программирования выходят за рамки данной дипломной работы.

Описание работы с программой ведения электронной документации и отчетности учебного заведения.

Программа, с условным названием «Электронный завуч», предназначена для автоматизации делопроизводства, ведения документации и выдачи различных отчетов и справок в учебных заведениях.

В базу данных заводятся фамилии учащихся в разрезе по классам
(возможно ведение до 4 уровней вложенности: школа, отделение, смена, класс), дисциплины, преподаватели, классы или аудитории, учебный календарь.

На основании введенных данных рассчитывается расписание занятий и в дальнейшем производится отметка прочитанных часов каждым преподавателем.

На основании отметок, проставляемых в электронный журнал, выдается большое количество справок и отчетов, в том числе и в графическом виде.

Для четкого понимания условимся о применении следующей терминологии:

Курсор - мигающая вертикальная черта на экране монитора

Выделить –установить указатель мыши (светлая стрелка) на объект и два раза щелкнуть левой кнопкой мыши

Полоса прокрутки -

Переключатель -

Раскрывающийяся список – это свернутый до одной строки список, который появляется полностью при щелчке мыши на треугольнике в правой части видимой строки списка.

Вкладка - аналог листка записной книжки, в котором вместо буквы алфавита (согласно которой мы ищем нужную информацию) написано название таблицы (формы).

Работа начинается с основного окна, на котором должен отображаться титульный заголовок названия учебного заведения (рис. 21). В начале работы на этой форме только три командные кнопки: «Работа», «Настройка» и

Рис. 21 кнопка «Выход» с изображением раскрытой двери, означающая завершение работы с данным окном, а так как это окно основное, то завершение работы с ним означает окончание работы с программой в целом.

Рассмотрим действие каждой кнопки.

Кнопка «Настройка» позволяет выполнить настройку программы.

Нажав кнопку «Настройка», вы попадете в окно с надписью
«Администратор». Окно состоит из множества вкладок, каждая вкладка предназначена для заполнения соответствующей таблицы.

Заполнение титульного листа.

Найдите вкладку «Титул»; если необходимо, используйте значки прокрутки в виде треугольников, находящиеся в правом верхнем углу на уровне названий вкладок. Нажмите на ярлычок вкладки «Титул» (рис. 22). В открывшемся окне заполните все поля, они потребуются при выдаче некоторых документов. Наименование представлено двумя строками. Текст, набранный в верхней строке будет показан крупным шрифтом на первом титульном листе программы, текст из второй строки отобразится под первой более мелким шрифтом.

По окончании работы перейдите к другой вкладке или нажмите кнопку
«Выход» с изображением открытой двери.

Рис. 22

Заполнение таблицы Классы

. Нажав на ярлычок вкладки «Классы», вы попадете в экранную форму, позволяющую вводить, исправлять и удалять классы. Ввод этой информации должен производиться в первую очередь, так как на нее опираются многие другие таблицы, использующие значение класса при заполнении своих полей
(рис. 23).

Эта форма имеет окно «Класс», окно «Список», управляющие кнопки
«Добавление записи», «Удаление записи», «Перевести в следующий класс».

Для ввода названий классов в окне «Класс» надо набрать номер и букву класса. Затем нажать клавишу «ENTER». Введенный класс отображается в окне
«Список». Для ввода следующего класса нажмите кнопку «Добавление записи» и наберите номер и букву следующего класса. Если надо исправить введенное значение, выделите нужную запись в списке Выбранное значение появится в окне «Класс». Установите курсор в это окно. Внесите исправления и нажмите клавишу «ENTER». Для удаления записи выделите ее в окне «Список» и нажмите клавишу «Удаление записи». Программа запросит подтверждения на удаление записи, нажмите на кнопку «Да».

Внимание! Исправив значение класса в этой таблице тем самым вы исправите его значение во всех связанным с ним ранее таблицах.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7